Азбука бухгалтерского аутсорсинга для руководителя. Часть 2

Андрей Подковырнов, генеральный директор ЗАО «Группа компаний «РУСКОНСАЛТ», кандидат экономических наук
mailto:APodkovyrov@rusconsult.ru

Азбука бухгалтерского аутсорсинга для руководителя. Часть 2

Можно с уверенностью сказать, что чаще всего компании, имеющие собственную бухгалтерию, когда-нибудь все равно сталкиваются с определенными проблемами: налоговые проверки могут привести к значительным потерям. Вследствие  недостаточной квалификации бухгалтеров и предоставления ими неверных учетных данных руководством компании зачастую принимаются неправильные решения. Это может происходить раньше или позже, а может случаться регулярно. Уже давно известен один из способов  выхода из данной ситуации: это  и есть аутсорсинг функций по ведению бухгалтерского учета. Специализированные организации все работы по ведению регистров учета, расчету налогов и составлению отчетности выполняют самостоятельно.

Правовой основой договора аутсорсинга является ГК РФ. Договор аутсорсинга содержит в себе элементы договора подряда (гл. 37 ГК РФ) и договора возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). Кроме того, ответственность  аутсорсера регулируется общими статьями ГК РФ об ответственности за нарушения договорных обязательств.
При переходе на аутсорсинг преимущества для предприятия очевидны, потому что компания концентрируется на решении своих ключевых задач и при этом снижает издержки: услуга стоит меньше затрат на внутреннюю функцию за счет эффекта масштаба и наработанных стандартных решений у аутсорсера. С другой стороны, важным является вопрос доверия: возможно ли передать на аутсорсинг «святая святых» - бухгалтерию или «передать в хорошие руки» кадровое делопроизводство, юридическое сопровождение? И кому можно довериться?

В настоящее время ответы на эти вопросы все еще определяются деловой репутацией аутсорсера и рекомендациями других клиентов, имеющих опыт делового взаимодействия с аутсорсерами; но недалеко то время, когда аутсорсеры будут конкурировать ценой своей услуги, качеством ее предоставления, комплексностью подхода.
 

Как организуется взаимодействие с аутсорсером?
Порядок взаимодействия определяется договором, в котором можно учесть особенности  деятельности клиента, например, осуществление экспортно-импортных операций, производственная либо посредническая деятельность, операции с ценными бумагами, осуществление торговли акцизными товарами и др. В общем виде организация взаимодействия заказчика и исполнителя показана на схеме № 1.

Схема №1. Взаимодействие заказчика и исполнителя после передачи бухгалтерии на аутсорсинг.

Процесс перехода на аутсорсинг занимает некоторое время и осуществляется по технологии, показанной на схеме № 2. Как правило, передача функций занимает временной промежуток около 1 месяца. Однако при большом документообороте либо при утрате руководителем контроля за деятельностью бухгалтерии в предшествующие периоды это время может составить до 2-3 месяцев. Такое может происходить в случае неквалифицированного ведения бухгалтерского учета ранее, при утере документов, запутанности налогового учета, предъявленных компании штрафных санкциях. Для налаживания нормальной работы бухгалтерии в такой ситуации требуется восстановление учетных регистров, проверка взаимоотношений с бюджетом по налогам, перестройка работы организации-клиента. Довольно часто практикуется прием в штат компании-аутсорсера одного или нескольких бухгалтеров заказчика, наиболее способных работать качественно и эффективно при новой системе.

Схема № 2. Технология передачи функций по ведению бухгалтерского учета от заказчика исполнителю.

Какие существуют показания к переходу на аутсорсинг, кроме желания соответствовать современности?
Для бухгалтерского аутсорсинга это: 1) неудовлетворительное реальное состояние бухгалтерского учета в компании - постоянно теряются документы, оформляются с ошибками и несвоевременно, установленные формой документа реквизиты не заполняются, задерживаются сроки предоставления отчетности, несвоевременно начисляется заработная плата сотрудникам и т. д.;  2) трудности с комплектованием штата бухгалтеров - невозможность обеспечения среднего уровня  заработной платы специалиста данной квалификации, желание сэкономить на зарплате бухгалтеров; 3) наличие штрафных санкций и претензий со стороны налоговых органов; 4) наличие нерациональных (неэффективных) затрат в результате слабого знания главным бухгалтером налогового законодательства.
Как  же предпринимателю (руководителю) подойти к рассмотрению вопроса применения аутсорсинга для снижения издержек?
Несомненно, начать надо с того, чтобы определиться, есть ли желание что-то менять. Если такое желание устойчиво, то начинать необходимо с бухгалтерского аутсорсинга, преимущества которого вскоре наверняка проявят себя. Затем руководитель может избавиться от другой обременительной функции - кадрового учета и обратиться к юридическому сопровождению. Разнообразие продуктов и возможности подбора схем взаимодействия с аутсорсером постоянно расширяются. После года работы по договору  аутсорсинга руководителю необходимо провести всесторонний анализ: насколько эффективным оказалось сотрудничество.

Есть ли выгода экономическая и управленческая от этого шага, следует ли расширить взаимодействие и перейти к налоговому консультированию, а может быть, получению консультаций по организационному развитию?
В совокупности такие виды услуг, как бухгалтерское и кадровое обслуживание, юридическая помощь, налоговое консультирование уже являются комплексным сопровождением коммерческой деятельности. Если же к ним добавляется бизнес-консультирование и аудит финансово-хозяйственной деятельности (общий, инвестиционный, налоговый), то можно вести речь о комплексном сотрудничестве клиента и аутсорсера.
Специалисты в области управления финансами и бизнесом находятся в постоянном контакте с менеджментом компании-клиента, хорошо понимают его   специфические потребности и могут предложить наилучшие решения, так как рост (развитие) клиента помогает развиваться и аутсорсеру. Новые подразделения компании-потребителя консалтинговых и аутсорсинговых услуг наверняка станут  клиентами и тоже будут приносить прибыль аутсорсеру. Расширяющиеся обороты приводят к росту поступлений, усложняющаяся финансовая и хозяйственная деятельность, в свою очередь, требует большего внимания от компании-аутсорсера.
Такая взаимопомощь, переплетение интересов  бизнеса аутсорсера и бизнеса клиента  является хорошей гарантией устойчивости в нестабильной ситуации на рынке, создает конкурентное преимущество для предприятия перед теми, кто пытается оптимизировать затраты путем сокращения штата бухгалтеров, кадровиков и юристов, экономит на бизнес-консультировании и стремится жить только за счет внутренних ресурсов кадров (специалистов).

Деловая практика показывает, что в трудных условиях руководителю необходимо принимать новые и смелые решения. От принятых сегодня решений во многом зависят результаты, которые будут достигнуты завтра.  Сформировать стратегическое представление о том, как и в каком направлении следует меняться компании в условиях кризиса, могут помочь специалисты-консультанты. Комплексность подхода и профессионализм — вот залог успеха. При этом аутсорсинг призван выполнять роль конкретного практического инструмента достижения перспективных целей через решение насущных повседневных задач.

Статья предоставлена ЗАО «Группа компаний  «РУСКОНСАЛТ».