Делайте главные вещи сначала

Делайте главные вещи сначала

О приемах экономии времени, которые применяются в СК «Allianz РОСНО Жизнь», рассказывает Александр Шведов, директор Департамента по развитию корпоративных продаж.

Зачем нужно управлять своим временем и временем сотрудников? Насколько вообще возможно такое управление?
Умение управлять временем – это не только комплекс технологий, который позволяет качественно и в срок выполнять задачи, предусмотренные рабочим функционалом, но и залог личного счастья. Как ни парадоксально, но, только управляя своим временем, человек может обрести истинную свободу – то есть возможность заниматься действительно тем, что ты хочешь и от чего получаешь удовольствие. Поэтому, вопрос о том, ЗАЧЕМ владеть навыками грамотного использования возможных временных ресурсов – для меня не стоит.
Если говорить о возможности системного подхода к решению проблемы управления времени своего коллектива, то, конечно, это возможно. Основная сложность, в том, чтобы выбрать те техники, которые действительно будут мотивировать сотрудников на самоконтроль, а не прессинговать их и настраивать на негативное отношение к идее «временной дисциплины».

Как вы управляете временем сотрудников?
Мой непосредственный функционал напрямую связан с организацией себя и других людей во времени: встречи, совещания, конференции, телефонные переговоры и так далее. И, естественно, в ходе подобной работы регулярно что-то переносится, изменяется, откладывается или становится крайне срочным. Поэтому, так называемое, «жесткое» планирование в нашей сфере довольно трудно применимо. Кроме того, менеджеры по продажам, а особенно продавцы, работающие в сфере страхования жизни, это неординарные, творческие и проактивные люди с сформированной системой жизненных ценностей и приоритетов. Поэтому, работая в таком коллективе, и тем более ставя задачу управлять своим временем и своих подчиненных, важно, чтобы применяемые техники, во-первых, были максимально просты в практическом применении, а во-вторых, сотрудники чувствовали, что эти техники делают их самих более эффективными, а, следовательно, увеличивают их доход. В таких условиях известная поговорка «время – деньги», приобретает новое звучание.

Пожалуйста, приведите конкретные примеры и общие техники
В компании Allianz РОСНО Жизнь и линейные сотрудники и топ-менеджмент крайне внимательно относятся к контролю эффективного вложения своего времени, используя различные приемы. Но, все более важную роль в тайм-менеджменте начинают играть IT технологии. В этой сфере можно рассказывать о множестве различных способах оптимизации временного ресурса, но остановлюсь на наиболее простых и важных.

Вебинары и видеоконференции. В нашей компании мы активно используем программы, позволяющие проводить вебинары, совещания и встречи, без затрачивания временных и материальных ресурсов на приезд наших региональных менеджеров или клиентов. Сочетание системы планирования совещаний с региональными корпоративными продавцами, а также, например, кандидатами на данную позицию, с возможностями многопользовательских видеоконференций по Скайп, позволило значительно повысить эффективность работы как самих продающих подразделений Allianz РОСНО Жизнь, так и менеджмента компании.

Календари Outlook. Кроме того, руководители продающих подразделений нашей компании активно используют общие календари Outlook, которые позволяют контролировать активность сотрудников и быть с ними «на одной волне». До перехода к использованию общего Календаря встреч, я посещал лишь около 4-6% переговоров своих сотрудников с внешними клиентами. После введения общего Календаря и нормативов по его ведению, я успеваю посетить до 15% встреч своих сотрудников, что значительно повышает их эффективность. Отсутствие звонков от «потерявшего» тебя руководителя делает и работу продавцов более комфортной. Еще одним положительным результатом от введения Календаря стала возможность проведения «бонусных» встреч. Работает это так: когда я вижу, что мой сотрудник планирует к посещению того или иного клиента, я нахожу еще 1-2 компанию в том же районе и назначаю с ними встречи. Таким образом, мы на 30-40% увеличиваем общее количество встреч и всегда «на виду» у своих клиентов.