8 способов... обезопасить свой бизнес, не прибегая к услугам вооруженной охраны
8 способов... обезопасить свой бизнес не прибегая к услугам вооруженной охраны
На одной улице распо ложены офисы двух крупных компаний, которые работают в одном и том же бизнесе. У дверей первой стоят тренированные охранники в камуфляже с «Кедрами» наперевес, на каждом шагу камеры слежения, глушилки для «жучков» и мобильных телефонов, лазерная сигнализация, биометрические системы контроля доступа… У второй компании нет даже охраны. Возможно ли, что ее бизнес защищен лучше? Да, – если при формировании компании, ее внутреннего распорядка, свода правил и должностных обязанностей всего персонала были учтены наиболее распространенные риски, которым подвержены компании такого типа. Так как же защитить свой бизнес «изнутри»? Рекомендации дает директор ЧОП «Амулет» Александр КРЫЛОВ.
1Включите в должностные инструкции «безопасные» пункты.
В должностные инструкции для каждого сотрудника, как правило, не входят обязанности по соблюдению безопасности, в то время как это – наиболее эффективный способ защитить бизнес компании. Например: секретарь имеет 12 профильных должностных обязанностей. Еще 3–4 пункта должны быть связаны с безопасностью – это и хранение документов и правила их приема и заполнения, а также контроль посетителей, телефоных звонков и пр.
2 Введите систему контроля хранения ценностей.
Для профилактики хищений необходимо внедрить режим пропусков, разработать контроль хранения, контроль посещений офиса. В компании должны быть конкретные лица, ответственные за хранение ценностей и визирующие их вынос из офиса или других помещений, принадлежащих компании.
3 Проинструктируйте сотрудников о правилах поведения в форс-мажорных обстоятельствах.
Все сотрудники компании должны знать, как вести себя в экстренной ситуации. Немотивированный приход контролирующих органов, ограбление, пропажа сотрудника – такие обстоятельства заранее не прогнозируются. Риск неверных действий в этих ситуациях может быть значительно снижен, если изначально существуют соответствующе должностные инструкции. Необходимо определить не только действия каждого из сотрудников, но и судьбу каждого документа или иного носителя информации. Например, если заблаговременно издан соответствующий приказ, защищающий документ от изъятия грифом о коммерческой тайне, то представители правоохранительных органов далеко не всегда могут забрать его с той же легкостью, что и остальную деловую документацию.
4 Собирайте и систематизируйте информацию о сотрудниках.
Необходимо вести базы данных с файлами каждого из сотрудников. В них должны присутствовать не только сведения о занимамой должности, данные трудовой книжки и паспортные данные, но и все телефоны, адреса электронной почты, адрес реального проживания, а также знакомства, увлечения, характеристики и прочее. Специалисты рекомендуют не только тщательно проверять сотрудников при приеме на работу, но и отслеживать их дальнейшую судьбу, после ухода из компании.
5 Обезопасьте корпоративный транспорт.
Если компания владеет большим транспортным парком, важно проводить выборочную профилактическую проверку водителей на предмет употребления алкоголя и наркотиков. Также необходимо подготовить списки всех документов, которые должны присутствовать у водителя и список документов, которых у него быть не должно.
6 Стройте отношения с партнерами только на взаимовыгодных условиях.
Нередко руководители и владельцы компаний при строительстве партнерских взаимоотношений стремятся максимально обезопасить себя, прописав в договоре максимум всевозможных рисков с санкциями, системами пени и штрафов. Как показывает практика, такой подход к партнерству бывает неэффективен. Значительно более действенный стимул для активного и взаимовыгодного сотрудничества – общий экономический интерес: все компании-партнеры, работающие над реализацией одного проекта, должны быть заинтересованы в его успехе. В этом случае не потребуется обращаться к адвокатам или в арбитражный суд.
7 Изначально урегулируйте права и обязанности совладельцев бизнеса.
В 90% случаев причиной гибели той или иной коммерческой организации становится непримиримость позиций собственников. Поэтому совершенно необходимо заблаговременно просчитать возможности выхода из бизнеса и даже смерти одного из собственников, а также грамотно заверить все принятые решения юридически. При этом стоит учитывать тот факт, что, как правило, не все активы входят в баланс.
8 Внимательно относитесь к приватной жизни сотрудников.
Крайне распространенным источником коммерческих проблем компании становится невнимание к приватной жизни и проблемам рядовых сотрудников. Часто человек попадает в трудное положение (тяжелая болезнь родственников, пагубное и дорогостоящее пристрастие, проблемы с криминальными структурами и пр.) и не находит иного выхода, кроме решения своей проблемы за счет компании. Руководитель компании или один из менеджеров должен вникать в проблемы рядовых сотрудников и по возможности оказывать им поддержку. Это повысит лояльность персонала к компании и блокирует возможность хищений, информационного шпионажа и проч.
Из «офисной мифологии»
В «офисной мифологии» представление о каналах утечки информации не вполне соответствует реальности: все боятся «жучков», «прослушки», активно используют электронные обнаружители скрытых видео- и аудиозаписывающих устройств, в то время как в действительности утечка происходит в кафе, в кабинете директора, во время частных бесед и всякий раз совершенно без задней мысли.
С введением в действие Федерального закона № 218 «О государственной регистрации недвижимости», с 1 января 2017 г. вступили в силу изменения, повлиявшие на отдельные виды документов, выдаваемых Росреестром и содержащие сведения из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН).