№12-2017 Архив Реклама на сайте
ТОП-100 компаний
ТОП-100 персон
ПОРЯДОК В БИЗНЕСЕПРОДАЖИРАБОТА С КЛИЕНТАМИУПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОММАРКЕТИНГ Тренинги и СеминарыНОВОСТИ
СтатьиБиблиотека руководителя
 
В свежем номере:
Сообщение о ликвидации компании HUBBLE GROUP LTD.
Все статьи номера
Подписка на новые статьи
№14-2011| Автоматизация бизнеса Версия для печати

Управление совещаниями: этап контроля

Управление совещаниями:
этап контроля

Совещания без контроля превращаются в мощное средство дезорганизации работы компании. Контроль и проверка исполнения избавляет от иллюзий в оценке происходящего и возвращает всех к реальностям предприятия.

Компания «Автоматизация менеджмента» продолжает серию публикаций по проблематике управления совещаниями, начатую в №49 за 2010 год.  В новой подборке подробно описаны каждый из 6 основных этапов совещаний: организация, подготовка, проведение, завершение, контроль исполнения и анализ совещаний. В сегодняшней публикации рассматриваются вопросы контроля совещаний.

Анна Сапрыкина, генеральный директор компании "Автоматизация менеджмента"
Анна САПРЫКИНА,
генеральный директор
компании "Автоматизация
менеджмента"

Что дает контроль решений совещания?

Роль контроля исполнения решений совещаний нельзя переоценить, это своего рода кульминация всех предшествующих процессов. Именно здесь находят подтверждение или отвергаются подходы, выработанные совещанием, проверяются люди и идеи, рассматривается ход исполнения, оцениваются способности сотрудников, осуществляется анализ результатов совещательной деятельности.

Без четкого исполнения этапа контроля решений совещания пропадает смысл этих управленческих мероприятий. Совещания без контроля медленно, но верно превращаются в пустую говорильню, а затем и в мощное средство дезорганизации работы компании. Контроль и проверка исполнения избавляет от иллюзий в оценке происходящего и возвращает всех к реальностям предприятия.

Ценность действенного контроля решений совещания можно прямо определить тем, сколько «стоят» рассматриваемые вопросы. Бывают разные совещания, и вес вопросов различен. Например, если поручение совещания на подготовку контракта в несколько миллионов рублей не выполнено или запоздало по срокам – то вот вам и «цена» вопроса.

Контроль позволяет достоверно и объективно судить о способностях сотрудников разрешать вопросы и исполнять поручения, что полезно с точки зрения расстановки кадров. И не только оценить, но и развивать навыки сотрудников в процессе совместной управленческой деятельности, обмениваться опытом и совершенствовать менеджмент компании.

В результате контроля решений прошедшего совещания формируется повестка дня будущего мероприятия. Вы увидите, как некоторые незакрытые вопросы и поручения от нерадивых исполнителей начинают кочевать от совещания к совещанию и ответственные за них, как правило, будут находить весомые доказательства, почему необходимо продлить срок исполнения. Для исключения такого положения руководитель и сам должен найти достаточно убедительные аргументы, в т.ч., меры воздействия административного характера.

При контроле исполнения выясняется, что решение одних вопросов ведет к появлению новых вопросов, не возникавших ранее и включения последних в повестку дня. Следовательно, эффективный контроль позволяет постоянно актуализировать тематику и приспосабливать совещания к реальным потребностям управления предприятием.

Наконец, всем надо помнить, что контроль исполнения – это та самая обратная связь, необходимая для правильного функционирования системы управления на предприятии. Если эта связь отсутствует или работает с перебоями и искажениями на совещаниях, то, скорее всего, такое качество обратной связи характерно и для других контуров управления на предприятии (например, в планировании, управлении финансами, кадрами и т.д.). И менеджмент, который обходится без обратной связи, неизбежно заведет вашу компанию в тупик.

Контроль исполнения – это обратная связь, необходимая для правильного функционирования системы управления на предприятии. Менеджмент, который обходится без обратной связи, неизбежно заведет вашу компанию в тупик.  

Кто заинтересован в контроле решений совещаний?

В идеале, контроль полезен всем - исполнителю, секретарю, руководителю и сотрудникам, причастным к рассматриваемым вопросам. Формальный контроль (по срокам и форме представления результатов) обычно осуществляет секретарь совещания. Содержательный контроль решений должны обеспечивать исполнители – участники совещания. Руководитель же заинтересован в эффективном формальном и содержательном контроле.

Исполнителями функция контроля вполне может рассматриваться как инструмент, способствующий реализации поручений. Понимание, что ход и результат его работы над вопросами и поручениями поставлен под контроль, будет действенным стимулом к эффективной работе на протяжении всего периода исполнения решений.

palec.gif

Обычно с контролем связывают наказания, порицания и другие меры принуждения для тех, кто не исполняет, как надо, поручения. Руководителю следует знать и о других возможностях контроля – во время напомнить, подсказать или оказать помощь сотрудникам в процессе исполнения поручений.  

Понятно, что если все за все отвечают, толку не будет. Четкое назначение ответственных и обязательная проверка результатов уже представляют собой определенную гарантию исполнения. Поэтому спрашивать с ответственных лиц за исполнение должен руководитель совещания, опираясь на контрольную информацию от секретаря.

При использовании автоматизированной системы «АМ-УСП»  компьютерная контрольная информация о ходе и состоянии исполнения находится в оперативном распоряжении участников совещания, что будет способствовать своевременному и полному разрешению вопросов совещаний. 

В чем вы видите различие между вопросами и поручениями совещания?

Это разделение является следствием принятой структуры повестки дня, построенной по схеме: каждое совещание имеет свою цель, на совещании рассматривается одна или несколько тем, каждая тема включает один или несколько вопросов, по каждому вопросу может быть выдано одно или несколько поручений.

Для придания достаточной гибкости к условиям совещаний в различных  организациях, повестка дня может и не включать поручений, что вполне допустимо для реализации вопросов, которые находятся в сфере ответственности одного исполнителя.

Если же вопросы имеют комплексный характер, то неизбежно подключение к ним группы исполнителей, что удобно сделать через поручения, учитывающие специализацию и ответственность каждого из исполнителей. При этом вопрос считается закрытым только после исполнения всех порожденных им поручений.

Механизм контроля вопросов, так и поручений, в программе «АМ-УСП» одинаков, поскольку сходны структуры этих записей. Программа уведомляет о новых поручениях, выдает предупреждения и напоминания о наступлении сроков исполнения, подсчитывает статистику и ведет расчет исполнительской дисциплины. 

Что понимается под исполнительской дисциплиной?

Под исполнительской дисциплиной понимается выполнение сотрудниками приказов, распоряжений, решений, указаний, принятых на вышестоящем уровне управления. Служебное совещание, проводимое руководителем, является таким вышестоящим уровнем управления, и его решения обязательны для участников.
Чтобы уйти от устно декларируемых требований по исполнительской дисциплине, следует ориентировать участников на выполнение регламента совещаний. В регламент следует вынести наиболее существенные требования по исполнению вопросов и поручений повестки дня, в т.ч., по формуле расчета исполнительской дисциплины.
Исполнительская дисциплина характеризует как деятельность отдельных сотрудников по исполнению вопросов и поручений, так и всех участников  совещания, т.е., позволяет дать количественную оценку служебному совещанию как институту управления компанией.
В этом отношении полезными будут просто измеряемые показатели (метрики) совещаний, например, общее число выданных участнику поручений, процент выполненных, отложенных, перенесенных или невыполненных вопросов, как отдельными участниками, так и  совещанием в целом.

Система «АМ-УСП» автоматически рассчитывает показатели исполнительской дисциплины, которые относятся к данному совещанию (на основании количества закрытых и просроченных вопросов и поручений), или к отдельным исполнителям, так и к статистике исполнительской дисциплины, полученной на основе совокупности совещаний, проведенных  за выбранный  период времени.  

Как контроль влияет на исполнение?

Вообще, про исполнение (execution) надо сказать несколько больше. Не хотелось бы, чтобы возникло впечатление о служебных совещаниях как только о контрольном инструменте управления.
Как-то забывается, что вслед за блестящими идеями, мудрыми бизнес-планами, твердыми договоренностями, поголовным одобрением и 100% декларируемой готовностью сотрудников ко всему - только начинается самое главное – исполнение, повседневная деятельность, выполнение планов, задач и работ, систематические усилия, прикладываемые сотрудниками для достижения целей компании.

Но к этой прозе жизни уже нет того внимания, уважения и понимания, слишком многие руководители полагают – что сказано (или показано в презентации на экране) – значит уже почти сделано, а если что и остается – так это  технические вопросы для исполнителей. Руководство часто склонно обсуждать новые, особенно амбициозные, проекты, чем заниматься текучкой.

Конечно, реальность не замедлит напомнить о том, что это не так, что execution – не технический вопрос, а первостепенная задача самого высокого руководства, топ-менеджмента…  Но, пока ситуацию поймут вожди, для предприятия бывает и слишком поздно… Выход здесь только один – систематический контроль и проверка исполнения.

При хорошо поставленной дисциплине контроля и все остальные процессы результативного управления начинают движение и поддерживаются в рабочем состоянии, а исполнение обеспечивает реализацию задач и планов предприятия.    

Какие рекомендации можно дать руководителю по контролю решений совещания?

По этому этапу для руководителя можно сформулировать следующие восемь ключевых рекомендаций:

  1. Помнить, что контроль представляет собой не точечную операцию, а непрерывный процесс, начинающийся с момента утверждения протокола совещания, включающий контроль хода исполнения и заканчивающийся анализом и «приемкой» результатов на следующем заседании
  2. Полностью задействовать секретаря для контроля исполнения, для сбора сведений о фактическом ходе работ над вопросами и поручениями, с целью заблаговременного воздействия на исполнителей
  3. При формировании повестки дня очередного совещания в первую очередь, проконтролировать исполнение и запланировать вопросы и поручения, оставшиеся от прошедшего мероприятия
  4. Жестко реагировать на низкую исполнительскую дисциплину сотрудников, вплоть до наказания, на совещаниях специалисты собираются готовить решения, а не слушать объяснения нерадивых сотрудников о причинах неисполнения
  5. Избегать прямой личной и особенно недокументированной критики за просроченные и невыполненные поручения, использовать для этого протокол – бумагу, через посредство которой можно наглядно и убедительно показать всем степень вины сотрудника, пусть бумага (а не вы) вопиет об этом
  6. Путем непрерывного контроля исключить случаи «внезапного», неожиданного обнаружения неисполненных поручений, тем более, если это происходит непосредственно на совещании, обычно вместе с сопутствующими вопросами, типа «кто виноват» и «что делать»
  7. Внимательно разбираться в случаях неисполнения, особенно когда в ответственных за поручение записана группа исполнителей, наибольший спрос здесь с ответственного исполнителя (первый в списке), но надо находить и других причастных в цепочке, при этом, не затронув невиновных
  8. Широко использовать средства автоматизации, для контроля исполнения поручений совещаний, для оценки исполнительской дисциплины, а также для поиска прецедентов и анализа хода решения вопросов на совещаниях

Какие функции контроля совещаний автоматизированы в системе «АМ-УСП»?

Система «АМ-УСП» обладает развитыми  контрольными возможностями, позволяющими учитывать выданные и полученные поручения, вести статистику исполнения решений и рассчитывать уровень исполнительской дисциплины. Следует заметить, что все эти сведения доступны самим исполнителям и другим участникам совещаний, что способствует росту самодисциплины, повышает эффективность совещаний и качество менеджмента в компании.

В системе «АМ-УСП» поручения совещания, наряду с другими поручениями (полученными, например, по указанию руководителя или по исполнению документов), поддерживаются в едином электронном журнале, с одинаковой структурой записей и единым для всех их типов алгоритмом обработки.

Каждый пользователь может получить сведения о перечне поручений, выданных им своим подчиненным, а также принятым им на исполнение, с указанием источника поручений. Для удобства поиска и просмотра система выводит на экран список поручений, отсортированный по их состояниям (выполнено, на исполнении, отложено, отменено) на текущий момент времени. В другой форме, которую выдает программа,  поручения сортируются с учетом сроков исполнения (просрочено, сегодня, завтра, скоро).

Наличие в системе «АМ-УСП» встроенной электронной почты и механизма управления внутренними событиями, позволяет автоматически направлять сотрудникам информационные сообщения с предупреждениями и напоминаниями о наступлении сроков исполнения поручений, о невыполненных поручениях, об изменении состояния поручений и другие.

Каждое сообщение в прикреплении содержит ссылку на источник, что позволяет одним нажатием кнопки перейти к источнику, исходной записи в журнале поручений. Условия формирования и моменты  выдачи информационных поручений могут быть настроены на те или иные предпочтения пользователей, например, каждый день напоминать ему о поручениях с истекшим сроком исполнения. Помогает здесь и цветная индикация записей в соответствии с изменением состояния поручений (выполненные, на исполнении, просроченные).

Система не просто напоминает исполнителю о поручениях,  но также (важная особенность!) автоматически информирует автора об изменениях в состоянии поручений, позволяя отслеживать ход их исполнения, таким образом, замыкая петлю обратной связи в схеме управления поручениями.
Функционал управления поручениями в «АМ-УСП» таков, что можно привести сравнение с современным «умным» оружием, о котором говорят, «выстрелил и забыл». А в управлении поручениями – «поставил поручение на контроль – и забыл». Когда надо – система напомнит, кому надо, она ничего не забывает…

Обычно, когда руководитель пытается понять, какие вопросы рассматривались на совещаниях, какие решения принимались и как их отрабатывали сотрудники, ему приходится иметь дело с папкой протоколов (если таковая еще имеется). Из этой папки, перебирая листок за листком, надо выискивать и выписывать требуемый материал, да потом еще осмыслить найденное и сделать  соответствующие выводы.

Занятие вручную почти неподъемное, поэтому картина за границами протокола одного совещания представляется довольно смутно и слабо поддается анализу, в т.ч., в части оценки исполнительской дисциплины. Для оценки сотрудников, для каждого участника совещаний, система рассчитает уровень исполнительской дисциплины и приведет расшифровку поручений по их состояниям (выполнено в срок, просрочено, на исполнении и т.д.) не только в пределах одного мероприятия, но и за любой интервал времени.

Функции контроля исполнения, реализованные в системе «АМ-УСП», направлены на поддержку не только командно-административной  компоненты руководства, но и для автоматизации повседневной деятельности и сокращения потерь в работе отдельных исполнителей,  рабочих групп, и в целом, менеджмента на всех уровнях управления компанией. 

Каковы технические требования, сколько стоит и как приобрести программу «АМ-УСП»?

Для работы системы требуется локальная сеть, сервер с оперативной памятью не менее 4 Гб, АРМ  с оперативной памятью не менее 2 Гб. Система может эксплуатироваться и на одном  АРМ  с оперативной памятью 2 Гб.
Стоимость сетевой версии - 30,0 т. руб., локальной - 15,0 т. руб.

Приобрести программу можно,
обратившись на сайт компании «Автоматизация менеджмента»
www.auto-management.ru,

по почте info@auto-management.ru,

или по тел. +7-495-922-18-21

>>> Читайте другие  статьи компании «Автоматизация менеджмента»


 

«На стол руководителю» рекомендует лучшие статьи для руководителей:
Как вести эффективный бизнес?
Как сократить издержки компании?
Успешные продажи: как добиться роста?
Работа с клиентами: как получить новых и сохранить старых
Управление персоналом
Личная эффективность
Анекдоты о бизнесе






Тема: Автоматизация бизнеса Виды бизнеса: Автоматизация бизнеса Компании: Автоматизация менеджмента Персоны: Сапрыкина Анна
Интересные статьи

Продавать или сопровождать: почему ваши продажники не должны мыть полы в офисе

7 простых приемов оптимизации бизнес-процессов

Как «кидают» российских инвесторов. Топ-12 способов обмана

Как руководить подчиненными с пляжа, или Дистанционное управление бизнесом

«Продавцы-вредители»: кто и как лишает ваш магазин части прибыли.

Джеймс Борг. «Сила мысли». Поменяйте ход своих мыслей, измените свою жизнь

Техника продаж. Преодолеваем отказ №5. "Нет денег – бюджет уже израсходован"

Еще три вредных мифа о продажах, в которые верят генеральные директора

 

Юридические услуги

Как исправить техническую ошибку в Едином государственном реестре недвижимости (ЕГРН)

Почему возникают технические ошибки при внесении сведений в ЕГРН и как добиться их исправления в установленный законом срок.

Юридические услуги

Как и где можно получить выписку из ЕГРН о зарегистрированных договорах долевого участия (ДДУ)

С введением в действие Федерального закона № 218 «О государственной регистрации недвижимости», с 1 января 2017 г. вступили в силу изменения, повлиявшие на отдельные виды документов, выдаваемых Росреестром и содержащие сведения из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН).

Юмор
Директор подчиненным: - Вот вы все жалуетесь на кризис, на ухудшение жизни из-за экономического положения... Читать дальше
Библиотека руководителя
Компании и услуги - Снижаем издержки - Порядок в бизнесе - Продажи и клиенты - Обман в бизнесе - Реклама и маркетинг - Управление персоналом - Личная эффективность - Нормативы, ГОСТ, СНИПы
Условия перепечатки
Для экспертов
Темы и вопросы
Записаться в эксперты
Справочник
Компании Персоны
Бизнес-словарь
Должностные инструкции
Реклама на сайте
О сайте
Расценки на рекламу
Акции и бонусы
Заказать рекламу/ консультацию
Разместить пресс-релиз
Координаты редакции