№12-2017 Архив Реклама на сайте
ТОП-100 компаний
ТОП-100 персон
ПОРЯДОК В БИЗНЕСЕПРОДАЖИРАБОТА С КЛИЕНТАМИУПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОММАРКЕТИНГ Тренинги и СеминарыНОВОСТИ
СтатьиБиблиотека руководителя
 
В свежем номере:
Сообщение о ликвидации компании HUBBLE GROUP LTD.
Все статьи номера
Подписка на новые статьи
№28-2011| Управление компанией Версия для печати

Как построить систему контроля на предприятии за 10 шагов

 

Наталья Петина
Консультант по управлению, управляющий партнер ГК «РУСКОНСАЛТ»

Эксперты ГК «РУСКОНСАЛТ» помогают создать и внедрить систему контроля на предприятии - начиная от анализа ситуации и заканчивая обучением руководителей и сотрудников.

Для чего нужна система контроля на предприятии малого/среднего бизнеса?

Контроль - это не надзор, а элемент управления.  Для очень многих руководителей контроль является синонимом надзора. Для них «контролировать» - значит не доверять, перепроверять, досматривать, подсматривать. Традиционные атрибуты системы контроля - технические средства фиксации нарушений. Полагаю, что имеет смысл рассмотреть контроль и с другой точки зрения. А именно, контроль - как важный элемент системы управления.
Контроль - это неотъемлемый элемент «контура управления», описанного еще основателем классической школы управления  французом Анри Файолем.
Контур управления, по Файолю, состоит из пяти основных элементов:

  • Планирование
  • Организация
  • Контроль
  • Координация
  • Мотивация

Если один из элементов контура управления отсутствует - неизменно страдает качество управления.

Бесконтрольный хаос. Исходя из классических представлений теории управления, следует, что контроль не может быть сам по себе. Он является частью системы управления, наряду с планированием, организацией, координацией и мотивацией. Иными словами, если руководитель не планирует свою деятельность, то организация собственной деятельности, работы своих сотрудников, сторонних подрядчиков будет похожа на хаотическое движение с большими эмоциональными и энергетическими перегрузками. И самое главное - с риском не достичь результата. Если результат деятельности не запланирован, то контролировать можно только на уровне собственных ощущений: «нравится - не нравится». В этой ситуации координации деятельности нет места, а мотивация превращается в классическую формулу: «поощрение непричастных, наказание невиновных».
Нельзя игнорировать базовые принципы управления, они оправдывают себя на практике.

palec.gifСистема контроля необходима для того, чтобы с наименьшими усилиями добиваться максимальных результатов
 
Как нужно контролировать?
 
Начинаем с анализа. Контроль без планирования лишен смысла, а любой процесс планирования начинается с анализа ситуации. Планирование от «желаемого» без учета возможностей и ограничений может привести к серьезным рискам. Поэтому неважно, что именно планирует руководитель: новый проект или повседневную деятельность, - плану предшествует анализ. Если речь идет о новом проекте, то анализ может включать в себя сбор информации о рынке, конкурентах, тенденциях, рисках и т.д. При оперативном управлении источником анализа может служить информация от сотрудников, получив которую, можно сравнить результат (факт) с эталоном (план). Если в результате сравнения плановых показателей и фактических руководитель обнаруживает отклонения, он прогнозирует последствия и принимает решение.

palec.gifПрежде чем ответить на вопрос «как нужно контролировать», следует определиться с тем «что именно вы хотите контролировать?».

Какие факторы определяют объект контроля?

Руководителю нужно контролировать то, чем он реально управляет. Если руководитель управляет чем-либо, значит, он имеет возможность осуществлять:

  • планирование
  • организацию
  • контроль
  • координацию
  • мотивацию.

Объект контроля зависит от уровня управления (стратегический или оперативный), от квалификации подчиненных, от специфики бизнеса и от многих других факторов. Если руководитель контролирует какой-либо процесс, то ему необходимы контрольные точки, параметры, оценив которые, можно будет принять решение. Одним словом, контроль нужно рассматривать как элемент системы управления, а не реактивное реагирование на случайные сигналы.

palec.gifРуководителю нужно контролировать то, чем он реально управляет.

Так кто же и что должен контролировать?

Ответ на этот вопрос напрашивается сам собой. Контролирует тот, кто управляет. В связи с этим следует выделить три условных зоны управления в организации:

  • управление по стратегическим параметрам
  • управление текущей деятельностью
  • управление на рабочем месте.

Управление по стратегическим параметрам - это зона ответственности первого лица организации или владельца бизнеса, в зависимости от достигнутых договоренностей между ними. В этой зоне контроль осуществляется по следующим параметрам: выход на новые рынки, усиление конкурентных преимуществ и т.д. Разумеется, если цели бизнеса четко не определены, то нет и объекта контроля.

В зоне управления текущей деятельностью находится руководитель, отвечающий за оперативное управление, отвечая за параметры: реализация стратегии, рентабельность, доля рынка, динамика выручки по клиентам, прирост выручки к предыдущим периодами т.д. Стратегический план развития бизнеса подразделяется на планы по направлениям деятельности, периодам, структурным подразделениям и т.д. Таким образом, разработанные планы и есть объект контроля того, кто отвечает за их выполнения.

Управление на рабочем месте осуществляет непосредственный исполнитель: секретарь, курьер, оператор на телефоне, продавец, официант и т.д. Планы, стандарты, технологии для исполнителя задаются «сверху», но для получения результатов даже исполнителю нужно управлять рабочим временем, личными эмоциями, выделенными ресурсами. Задача руководителя выделить из зоны ответственности исполнителя нестандартные ситуации, которыми последний не может управлять, а соответственно не может контролировать.

Какие функции контроля возлагаются на руководителя, какие - на его подчиненных?

На руководителя или подчиненного можно возложить те функции контроля, которые находятся в его «контуре управления».
Контроль можно рассматривать как оборотную сторону делегирования полномочий. Поэтому передача функций контроля от руководителя на нижний уровень иерархии требует индивидуального подхода и зависит от уровня развития организации, сложившейся культуры управления, квалификации сотрудников, реализуемой стратегии.

Прежде чем определить какие функции контроля можно передать сотруднику, а какие оставить за собой, следует провести анализ самой работы по параметрам:

  • Разнообразие - степень требуемой от работника вариативности действий по работе или разнообразие процедур в ходе выполнения работы.
  • Самостоятельность - пределы полномочий работника планировать и принимать решения по вопросам выполнения процедур.
  • Четкость заданий - степень формализации и унификации процедур, в которых работники производят всю или часть работы.
  • Значимость - степень важности выполняемых работниками действий, последствий ошибок этих действий.

В зависимости от степени сложности, важности работ, выполняемых сотрудником, сроков и степени зависимости от результатов его труда других лиц, определяется способы и механизмы контроля.

palec.gifНа руководителя или подчиненного можно возложить те функции контроля, которые находятся в его «контуре управления».

Из каких шагов должно состоять построение системы контроля в организации?

  1. Определить цели системы контроля: какую деятельность вы собираетесь контролировать и зачем?

  2.  Провести анализ ситуации: что не устраивает в деятельности организации и для чего нужен особый  контроль?

  3. Сформулировать желаемый результат деятельности организации: чего хотелось бы достичь?

  4. Провести анализ достижения желаемого результата: достаточно ли  ресурсов?

  5. Разработать план действий по достижению желаемых результатов: что нужно сделать для достижения результатов?

  6. Определить технологию достижения результатов: как нужно делать?

  7. Организовать деятельность: кто за что будет отвечать и какие ресурсы  необходимы?

  8. Определить точки контроля: по каким показателям будет осуществляться контроль и в какие сроки?

  9. Разработать систему мотивации: как добиться от сотрудников лучших результатов?

  10. Регулярно проводить мониторинг  деятельности и вносить коррективы по всему контуру управления: планирование - организация - контроль - координация - мотивация.

Какую помощь руководителю могут оказать специалисты ГК «РУСКОНСАЛТ»?

В своей консультационной практике эксперты ГК «РУСКОНСАЛТ» помогают руководителям построить действенную систему контроля - «от А до Я».
Начиная с анализа ситуации, разработки системы планов на уровне стратегического и оперативного управления, оптимизации бизнес-процессов, построения системы мотивации - и до внедрения полноценной системы контроля, включая обучение руководителей и сотрудников.

О компании

Специализация: Бизнес-консалтинг, управленческий консалтинг, бизнес-планирование, кадровый консалтинг, консалтинг для владельца бизнеса, консалтинг для первых лиц организаций, обучение практическим навыкам управления.

Сайты:  www.rusconsult.ru, www.rusconsult-dv.ru

e-mail: info@rusconsult.ru

Телефон: (495) 540 54 82





Рубрика: Компании и услуги Тема: Управление компанией Виды бизнеса: Консалтинговые услуги Компании: ГК «РУСКОНСАЛТ» Персоны: Петина Наталья
Интересные статьи

Продавать или сопровождать: почему ваши продажники не должны мыть полы в офисе

7 простых приемов оптимизации бизнес-процессов

Как «кидают» российских инвесторов. Топ-12 способов обмана

Как руководить подчиненными с пляжа, или Дистанционное управление бизнесом

«Продавцы-вредители»: кто и как лишает ваш магазин части прибыли.

Джеймс Борг. «Сила мысли». Поменяйте ход своих мыслей, измените свою жизнь

Техника продаж. Преодолеваем отказ №5. "Нет денег – бюджет уже израсходован"

Еще три вредных мифа о продажах, в которые верят генеральные директора

 

Юридические услуги

Как исправить техническую ошибку в Едином государственном реестре недвижимости (ЕГРН)

Почему возникают технические ошибки при внесении сведений в ЕГРН и как добиться их исправления в установленный законом срок.

Юридические услуги

Как и где можно получить выписку из ЕГРН о зарегистрированных договорах долевого участия (ДДУ)

С введением в действие Федерального закона № 218 «О государственной регистрации недвижимости», с 1 января 2017 г. вступили в силу изменения, повлиявшие на отдельные виды документов, выдаваемых Росреестром и содержащие сведения из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН).

Юмор
Директор подчиненным: - Вот вы все жалуетесь на кризис, на ухудшение жизни из-за экономического положения... Читать дальше
Библиотека руководителя
Компании и услуги - Снижаем издержки - Порядок в бизнесе - Продажи и клиенты - Обман в бизнесе - Реклама и маркетинг - Управление персоналом - Личная эффективность - Нормативы, ГОСТ, СНИПы
Условия перепечатки
Для экспертов
Темы и вопросы
Записаться в эксперты
Справочник
Компании Персоны
Бизнес-словарь
Должностные инструкции
Реклама на сайте
О сайте
Расценки на рекламу
Акции и бонусы
Заказать рекламу/ консультацию
Разместить пресс-релиз
Координаты редакции