№12-2017 Архив Реклама на сайте
ТОП-100 компаний
ТОП-100 персон
ПОРЯДОК В БИЗНЕСЕПРОДАЖИРАБОТА С КЛИЕНТАМИУПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОММАРКЕТИНГ Тренинги и СеминарыНОВОСТИ
СтатьиБиблиотека руководителя
 
В свежем номере:
Сообщение о ликвидации компании HUBBLE GROUP LTD.
Все статьи номера
Подписка на новые статьи
№32-2011| Автоматизация бизнеса Версия для печати

Планирование и повседневная деятельность руководителя

Александр Кудряшов

Александр Кудряшов
Заместитель генерального директора компании «Автоматизация менеджмента».  

В третьей статье Александр Кудряшов (компания «Автоматизация менеджмента») рассматривает механизмы превращения плана из рожденного в муках бесполезного документа в удобный инструмент менеджмента, встроенный в повседневную деятельность.

-

Продолжаем обсуждение темы, начатое в статье: Повседневная деятельность руководителя - рутина или творческий процесс?

Насколько актуальна для повседневной деятельности проблематика планирования работ?

Сначала несколько слов о планировании. «Планирование - это проектирование желаемого будущего и эффективных путей его достижения. Это оружие мудрых, но не одних только их. И в руках мелких людей оно часто превращается в бесполезный ритуал, который порождает кратковременную успокоенность, а не творит будущее, к которому стремятся». Эта цитата из книги Р. Акоффа «Планирование в больших экономических системах», издательство «Советское радио», Москва, 1972.
Сказанное 40 лет назад и сегодня звучит злободневно. В России надуманное и некорректное противопоставление «план» (цель) или «рынок» (средство достижения цели) на наших глазах закончилось безоговорочной победой «мелких людей» и их «рынка», следствием чего является тотально низкая эффективность экономики. Хочется надеяться, что такая победа такого «рынка» временная, «план» возьмет свое и методы планирования займут достойное место в арсенале руководителя.

Таким образом, нужен план. Допустим, против этого никто и не возражает. Но какой план, в какой форме и с какими свойствами?

Это документ, время от времени, в муках, неизвестно для чего, составляемый подчиненными по прихоти верхнего руководства? Источник компромата на неугодных менеджеров? Необязательный атрибут стандартов ИСО 9000? Пережиток тоталитаризма, по инерции занесенный в сегодняшнюю рыночную благодать? Бумага, с трудом отыскиваемая канцелярией, для публичного зачтения 2 раза в год? Языческий амулет, оберег в руках менеджмента, призванный автоматически изгонять из компании злых духов неудач и провалов?

Или непосредственное руководство к действию, в формировании и исполнении которого принимают участие все заинтересованные лица? Документ, прямо доводящий задачу до каждого сотрудника? Удобный инструмент для всей иерархии менеджмента компании, встроенный в повседневную деятельность? Бизнес- процесс с механизмом обратной связи и постоянным отслеживанием показателей типа «план» - «факт», «запланировано» - «достигнуто», «сказано» - «сделано» на любом временном интервале? Наш выбор - здесь.

palec.gifПлан должен стать удобным инструментом для всей иерархии менеджмента компании, встроенным в повседневную деятельность.

И каким же должен быть такого рода план компании?

Мы считаем план основой и системообразующей составляющей управления предприятием. Он может быть таким, если будет соответствовать концепции единого интегрированного оперативного плана компании (ЕИОП), которая характеризуется следующим.

Единый — поддерживается единый (и единственный) структурированный комплексный план, в котором содержатся все мероприятия, существенные для деятельности компании, охватывающий все уровни планирования сверху вниз по подчиненности подразделений, вплоть до отдельных сотрудников.

Интегрированный — все отдельные частные планы, формируемые по различным направлениям деятельности предприятия, являются составной частью общего плана и любые новые планы, возникающие по ходу работ, стыкуются как соподчиненные элементы общего плана.

Оперативный — план по позициям выполняется всеми задействованными подразделениями с персональной ответственностью конкретных исполнителей, в непрерывном режиме повседневной работы и возможностью интерактивного взаимодействия исполнителей с записями плана в пределах, установленных политикой прав и полномочий.

palec.gifПлан, по мере исполнения, выступает как отчет, позиции которого заполняются непосредственными исполнителями, что создает искомый механизм обратной связи, превращающий малоподвижный и требующий объемных интерпретаций традиционный план в инструмент прямого действия.

По форме и структуре ЕИОП строится на основе системы сбалансированных показателей (ССП) и обеспечивает целенаправленный мониторинг деятельности предприятия, позволяет прогнозировать, упреждать появление проблем, органично сочетает уровни стратегического и оперативного управления, контролирует наиболее существенные финансовые и нефинансовые показатели деятельности предприятия.

Степень достижения стратегических целей, эффективность бизнес-процессов и работы всего предприятия в целом, каждого его подразделения и каждого сотрудника определяется значениями ключевых показателей эффективности, которые, в свою очередь, тесно связаны с системой мотивации сотрудников.

Поясните, как при посредстве ЕИОП формируются управленческие события

Для иллюстрации рассмотрим работу с управленческими событиями менеджера в компании с проектной организацией работ. Допустим, появляется некий проект. Он должен быть включен в состав ЕИОП. Если тот или иной менеджер является проектным руководителем, то его повседневная деятельность связана с управленческими событиями, характерными для проектной организации работ, а мониторинг проектов будет во многом заключаться в сборе и обработке управленческих событий.

По мере действий, производимых с этой частью ЕИОП (в которой записан данный проект), система ведения ЕИОП автоматически начинает генерировать управленческие события. Обработка УС осуществляется, в той или иной степени, всеми участниками работ, членами команды и менеджерам проекта, в порядке исполнения их ПД. В результате отработки УС изменяется состояние ЕИОП (например, в плане фиксируются факты выполнения работы, подготовки документов, подписания актов и т.д.). В системе поддерживаются возможности фильтрации УС, а также может быть организована подписка на управленческие события, которая будет содействовать выбору необходимого уровня контроля и выравниванию осведомленности членов команды о ходе и событиях проекта.

Пример управленческих событий в проектной деятельности компании приведен ниже.

 

Наименование управленческого события 

Условия возникновения события 

Обработка
события

Оповещение о создании нового проекта

При включении в ЕИОП нового проекта

Автоматическая генерация и отправка сообщения менеджеру

Напоминание
о наступлении срока выполнения работ

При приближении сроков выполнения работ

аналогично

Напоминания
о просроченных работах

При наличии в плане незакрытых работ с истекшими сроками исполнения 

аналогично

Уведомление
о выданном поручении по проекту 

При выдаче поручения исполнителю по проекту 

аналогично  

Уведомление
о наступлении срока исполнения поручения 

При наступлении срока исполнения выданного поручения 

аналогично 

Аудит общих процессов проекта 

При выполнении каждого из основных процессов проекта 

Автоматическое напоминание менеджеру, «ручной» аудит проекта

Аудит завершенного проекта в целом («разбор полетов») 

По завершении проекта 

аналогично 

Каким образом учитываются результаты отработки управленческих событий в планах?

Для этого по каждому УС руководителем осуществляется определенная работа, по завершении которой изменяется информационное состояние пунктов ЕИОП - источников этих управленческих событий. Например, получив напоминание о просроченных работах, исполнитель выполняет эту работу и меняет ее признак в ЕИОП на состояние «выполнено». Или, при аудите завершенного проекта, руководитель и участники проекта обсуждают результаты этой работы и готовят заключение - отчет по проекту, который прикрепляют к соответствующей позиции данного проекта в ЕИОП и также, соответственно, изменяют состояние этой работы в плане.

Смысл в том, чтобы каждое УС, исходящее от ЕИОП, после его отработки руководителем, давало результаты, которые, через петлю обратной связи, актуализируют и пополняют информационное содержание плана. При этом следует помнить, что в процессе исполнения одно УС может породить несколько производных УС, которые, после их отработки, также должны будут тем или иным образом отразиться в ЕИОП, вызывая изменение существующих пунктов плана, а также включение новых или удаление старых позиций.

Безусловно, все изменения в ЕИОП делаются в рамках установленных для данного лица полномочий доступа. Например, руководитель проекта может изменять записи только внутри данного проекта и не может, например, удалить сам проект из ЕИОП (потому, что не он давал добро на его включение в план).

Такой алгоритм использования ЕИОП достаточно быстро сделает план постоянно актуальным и переведет его на уровень основного источника управленческих событий, что даст руководителю возможность полного контроля над потоками УС и соответственно, над составом и интенсивностью значительной части собственной повседневной деятельности.
Более того, при этом для руководителя появляется возможность, путем планирования, в значительной мере заранее спроектировать свой состав УС, исходящих из ЕИОП, а значит, улучшить также и качество планирования. Это обеспечивается тем, что руководитель прямо заинтересован в таком перечне работ ЕИОП, который будет продвигать компанию к заявленным целям и при этом генерировать действительно необходимый перечень УС, позволяющий эффективно организовать свою повседневную деятельность, с исключением или минимизацией малозначащих, надуманных и второстепенных работ.

palec.gifПрозрачность ЕИОП для других руководителей позволит управленческой команде координировать и взаимно подстраивать свою ПД, оптимизировать ее и направлять результирующие усилия общей повседневной работы на достижение целей компании.

Что предлагает компания «Автоматизация менеджмента»  для повышения эффективности повседневной деятельности?

Для информационной поддержки работы руководителей мы разработали систему автоматизации управления повседневной деятельностью «АМ-УПД». Система может работать в однопользовательском режиме либо в составе локальной сети. Стоимость сетевой версии - 50,0 т. руб.

Наши дополнительные услуги включают:

  • обучение пользователей;
  • управленческий консалтинг по совершенствованию повседневной деятельности руководителей;
  • разработку регламентов управления повседневной деятельностью;
  • доработку и интеграцию системы по требованиям Заказчика.

Приобрести программу можно, обратившись на сайт компании «Автоматизация менеджмента»  www.auto-management.ru,

по почте info@auto-management.ru,

или по тел. +7-495-922-18-21

>>> Читайте другие  статьи компании «Автоматизация менеджмента»





Рубрика: Компании и услуги Тема: Автоматизация бизнеса Виды бизнеса: Автоматизация бизнеса Компании: Автоматизация менеджмента Персоны: Кудряшов Александр
Интересные статьи

Продавать или сопровождать: почему ваши продажники не должны мыть полы в офисе

7 простых приемов оптимизации бизнес-процессов

Как «кидают» российских инвесторов. Топ-12 способов обмана

Как руководить подчиненными с пляжа, или Дистанционное управление бизнесом

«Продавцы-вредители»: кто и как лишает ваш магазин части прибыли.

Джеймс Борг. «Сила мысли». Поменяйте ход своих мыслей, измените свою жизнь

Техника продаж. Преодолеваем отказ №5. "Нет денег – бюджет уже израсходован"

Еще три вредных мифа о продажах, в которые верят генеральные директора

 

Юридические услуги

Как исправить техническую ошибку в Едином государственном реестре недвижимости (ЕГРН)

Почему возникают технические ошибки при внесении сведений в ЕГРН и как добиться их исправления в установленный законом срок.

Юридические услуги

Как и где можно получить выписку из ЕГРН о зарегистрированных договорах долевого участия (ДДУ)

С введением в действие Федерального закона № 218 «О государственной регистрации недвижимости», с 1 января 2017 г. вступили в силу изменения, повлиявшие на отдельные виды документов, выдаваемых Росреестром и содержащие сведения из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН).

Юмор
Директор подчиненным: - Вот вы все жалуетесь на кризис, на ухудшение жизни из-за экономического положения... Читать дальше
Библиотека руководителя
Компании и услуги - Снижаем издержки - Порядок в бизнесе - Продажи и клиенты - Обман в бизнесе - Реклама и маркетинг - Управление персоналом - Личная эффективность - Нормативы, ГОСТ, СНИПы
Условия перепечатки
Для экспертов
Темы и вопросы
Записаться в эксперты
Справочник
Компании Персоны
Бизнес-словарь
Должностные инструкции
Реклама на сайте
О сайте
Расценки на рекламу
Акции и бонусы
Заказать рекламу/ консультацию
Разместить пресс-релиз
Координаты редакции