Автоматизация рекламного агентства

Современная система управления позволяет полностью автоматизировать технологические процессы в РА, минимизировать число ошибок в различных расчетах, ускорить обработку информации и заметно повысить эффективность сотрудников.

Рекламное агентство – это современное предприятие, которое должно соответствовать сегодняшнему дню и шагать в ногу со временем. Создать современную систему управления всей потоковой информацией, исключить человеческий фактор, который может повлиять на правильность ввода данных, а также максимально эффективно использовать технические достижения программных разработок позволяет полная автоматизация предприятия, в нашем случае рекламного агентства. Наиболее популярным и востребованным на сегодняшний день решением является использование программной среды 1С , которая охватывает весь спектр возможностей, необходимых для правильного ведения дел рекламного агентства.

Наличие автоматизированной системы позволяет отказаться от оформления заказов в традиционном виде (записи в тетради, заполнение таблиц MicrosoftExcel и тому подобное). При использовании единой базы данных возможна запись и вывод информации касаемо доходов и расходов организации, наличия определенных расходных материалов, различных бонусов персонала и т.д.

Особенности автоматизации рекламного агентства на базе 1С: Предприятие

Программный продукт обеспечивает контроль над работой всех сотрудников рекламного агентства и всех стадий производственного процесса с учетом его особенностей. Платформа легко интегрируется в среду рекламного агентства и обеспечивает высокий уровень сохранности вводимых данных.

Автоматизированная система управления 1С: Предприятие позволяет свести прием заказов сотрудниками рекламного агентства к заполнению нескольких полей стандартной формы. При поступлении заказа на изготовление рекламной продукции информация и подробности заказа вводятся в базу данных без каких-либо трудностей, т.к. программная среда характеризуется понятным и наглядным интерфейсом. В ходе выполнения заказа все его статусы фиксируются в базе данных программы, что позволяет напрямую отслеживать ход выполнения всех заказов.

Управление складскими запасами и информацией о необходимости закупок расходных материалов осуществляется путем учета поступления материалов на склад и дальнейшего их списания в процессе работы над оформленным заказом. Также программный продукт позволяет автоматизировать начисление бонусов и процентов сотрудникам рекламного агентства в зависимости от совершенных сделок.

Каждый свод данных может быть получен из базы данных путем выборки и оформления в виде отчета. Отчетная система позволяет подводить итог работы в наиболее наглядном виде. Автоматизированная система «Рекламное агентство» дает возможность формировать отчеты по прибыли, расходованию материалов, начислениям процентов менеджерам и т.п.Выводимая в отчете информация может быть подобрана в различном срезе, что обеспечивает наиболее удобный доступ к нужным данным. 

Функциональные возможности 1С при автоматизации рекламного агентства

В основной набор функций программного продукта 1С входят следующие пункты:

• отбор информации по любому основному или вложенному полю;
• автоматическая система скидок, порядок начисления которых определяется пользователем или без его участия с учетом сезонных коэффициентов, агентских скидок и т.п.;
• запись истории назначения скидок с указанием времени, критерия, применяемости и пользователя;
• вывод настраиваемых отчетов, влияющих на принятие тех или иных стратегических решений;
• фильтрация данных по любому полю;
• сортировка и группировка по указанным критериям; - вывод отчетных графических диаграмм;
• настройка свойств и категорий для полей базы данных – обеспечивает возможность вводить новые критерии учета (региональная принадлежность клиента, степень важности заказа и др.);
• неограниченный обмен данными между офисами, в которых установлен программный продукт 1С: Предприятие, при помощи ftp-сервера, общей папки или электронной почты (с применением правил обмена между базами);
• прикрепление файлов различного расширения к некоторым объектам (doc, mp3 и другие);
• выгрузка данных во внешний файл (текстовый, DBF, XML); - привязка ко всем необходимым кассовым и банковским документам;
• модуль планирования, поступления, расходования денежных средств рекламного агентства;
• модуль управления взаимоотношения с потребителями услуг, включающий в себя календарь пользователя, который содержит информацию о связанных с клиентом событиях и историю заказов, и позволяющий формировать правильную стратегию по дальнейшему общению с ним.

Данный функционал позволяет полностью автоматизировать технологические процессы, происходящие в работе рекламного агентства, приблизить количество ошибок в различных расчетах к нулю, ускорить обработку информации и снять с плеч сотрудников часть обязанностей, дав возможность работать более эффективно.

Статья подготовлена компанией EFSOL