№12-2017 Архив Реклама на сайте
ТОП-100 компаний
ТОП-100 персон
ПОРЯДОК В БИЗНЕСЕПРОДАЖИРАБОТА С КЛИЕНТАМИУПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОММАРКЕТИНГ Тренинги и СеминарыНОВОСТИ
СтатьиБиблиотека руководителя
 
В свежем номере:
Сообщение о ликвидации компании HUBBLE GROUP LTD.
Все статьи номера
Подписка на новые статьи
№38-2013| Личная эффективность Версия для печати

Эффективное планирование: постановка задач и альтернатива системе приоритетов

Мария Кравчук
Генеральный директор компании UpSale, www.upsale.ru

Планирование – это ключ к эффективной работе. Но что важнее, стопроцентное выполнение планов или умение выделить приоритетные задачи? Как правильно составлять список дел и что стоит при этом учитывать?


Планирование, как известно – это ключ к эффективной работе. Только правильно формулируя задачи и добиваясь их выполнения, можно планомерно приближаться к успеху. Но что важнее, стопроцентное выполнение планов или умение выделить приоритетные задачи? Как правильно составлять список дел и что стоит при этом учитывать?

Планирование – это постановка задач, определение времени на их реализацию и контроль результатов. Все эти аспекты важны и имеют свои нюансы. Зная их, вы сможете достичь максимальной результативности при выполнении плана на день.

Постановка задач

Ключевым моментом в формировании плана на день является правильная постановка задач. Нужно не просто отвести время на их решение. Гораздо важнее  правильно сформулировать каждую из них. Большинство людей прописывают пункты плана на день довольно банально: провести собрание или встречу, сделать какое-либо объявление. Все эти задачи направлены не на результат, а на процесс. Но, чтобы быть эффективным, нужно ориентироваться именно на результат. Это значит, что он и должен быть озвучен при постановке задачи.

Например, при необходимости подобрать в штат нового работника в плане на день нужно написать «нанять одного человека» вместо распространенной формулы «провести 3 собеседования». Если после собеседований работодатель не нанял работника, то есть ни один из кандидатов не подошел, значит, поставленная цель пока не достигнута.

Подобный подход к постановке задач позволяет отмечать, был ли достигнут за отведенное планом время желаемый результат. Он также поможет вам проанализировать собственную эффективность.

Приведем пример правильной постановки долгосрочной задачи.

palec.gifКогда Майклу Деллу было 19 лет, он создал компанию Dell Computer и поставил себе цель не только стать конкурентом IBM, но и обойти ее. Через 20 лет его корпорация стала одним из крупнейших в мире производителей компьютеров, оставив IBM далеко позади.

Расстановка приоритетов и правило Парето

Многие считают определение приоритетности задач важным фактором при планировании. Но давайте проанализируем, верно ли это убеждение, обратившись к известному правилу Парето. Оно звучит так: 20 % усилий дают 80 % результата. Этот принцип часто встречается в бизнесе: например, 20 % продукции компании приносят ей 80 % прибыли, 20 % сотрудников приносят 80 % пользы. Было бы логично предположить, что стоит сконцентрироваться на выполнении именно этих 20 % задач. Но предугадать, какие конкретно усилия войдут в эти высоко результативные 20 %, обычно очень сложно, даже невозможно.

Система приоритетов делит все дела на те, которые кажутся более важными, и те, что менее важны. Человек прилагает все усилия для выполнения задач, обозначенных им как значимые и приоритетные. В итоге он выполняет лишь часть всего списка задач. То есть сужает область работы. Согласно правилу Парето, только 20 % этих дел принесут наибольший результат. А поскольку 20 % от части – это меньше, чем 20 % от целого, максимального результата добьется тот, кто выполняет все дела из списка, а не ограничивается приоритетными задачами. Значит, правильнее будет расширять область своих действий, то есть делать больше. Так возрастает вероятность того, что вы успеете выполнить именно те дела, которые принесут 80 процентов результата.

Рассмотрим конкретный пример: вы запланировали на день 10 встреч с клиентами или партнерами. Ключевая цель – посредством данных действий повысить оборот компании или ее продажи. По правилу Парето, 80-процентный результат дадут только две из этих встреч, и вы не можете точно знать, какие именно. А значит, важно не пропустить ни одной из них.

palec.gifКлючевой вывод, который можно сделать из правила Парето – это необходимость выполнять все, что было запланировано изначально. Так будет сохраняться 100%-ный объем ваших дел, а значит, и те из них, которые дадут максимальный результат, будут однозначно выполнены.

Раз сохранение объема работы настолько важно, то правильное планирование рабочего дня приобретает еще большую значимость. Если вы не успели сделать часть запланированных дел, вы потеряете и часть результата, так как в задачи, которые были пропущены, могли входить те самые 20 процентов.

Мы пришли к тому, что создавать систему приоритетов неэффективно. Гораздо полезнее выработать систему, позволяющую своевременно выполнять все запланированные дела.

Планирование рабочего дня

Ключом к успешному выполнению 100 % необходимых дел является грамотное планирование. Оно должно быть регулярным и охватывать какой-то конкретный период времени. Например, удобно каждый вечер составлять планы на следующий день. Или планировать дела на текущий день утром. Время, когда происходит сам процесс планирования, не так важно. Главное, чтобы оно было четко определено, и чтобы планирование осуществлялось постоянно.

При планировании рабочего дня важно учитывать крупные события, а также регулярные, повторяющиеся в одно и то же время мероприятия. Их можно взять за основу, к которой будут привязываться прочие дела на день.

Обратите внимание на то, чтобы в плане были оставлены небольшие временные зазоры. Они нужны для того, чтобы при возникновении каких-либо срочных дел у вас оставалось время на их выполнение без ущерба для того, что было запланировано. Иногда поставленная задача требует больше времени, чем предполагалось изначалось, например, совещание продолжалось дольше обычного. Благодаря оставленным временным карманам весь план на день из-за этого не будет нарушен.

palec.gifВ тайм-менеджменте используется принцип «60:40», который говорит о том, что планировать нужно около 60 % своего рабочего времени, оставляя до 40 % на непредвиденные ситуации. Это позволяет делать график работы достаточно гибким, но не теряющим систематичности. Не стоит забывать и о времени на такие естественные потребности любого человека, как еда и отдых.

Полезно также учитывать то, как различные дела сочетаются друг с другом по месту их решения, обстоятельствам и другим критериям. Так их можно будет скомпоновать в группы схожих по какому-либо признаку задач, решаемых подряд. Например, если есть несколько дел, требующих решения вне стен офиса, возможно, удобнее будет один раз покинуть рабочее место и вернуться на него, выполнив все необходимые задачи.

Во время планирования нужно правильно оценивать собственные силы. Объем поставленных задач должен соответствовать реальным возможностям. Об этом же говорит один из законов тайм-менеджмента – закон Паркинсона: любое дело занимает именно то количество времени, которое было на него отведено. Поэтому на решение конкретного вопроса нужно выделять реальные временные ресурсы.

Контроль выполнения задач

Оценить собственную результативность можно с помощью контроля выполнения пунктов плана. Увидев, какие задачи регулярно не реализуются, с чем возникают наибольшие сложности, можно прийти к пониманию причин низкой эффективности. Проведите анализ своих дел за какой-либо период времени с точки зрения их результативности. Это поможет вам внести нужные изменения при дальнейшем планировании задач.

Итак, в чем секрет успеха?

Сделать свою работу высоко результативной вы сможете, выполняя следующие условия:

  • регулярное планирование
  • грамотная постановка задач
  • обязательное выполнение всех намеченных дел
  • анализ эффективности собственной деятельности.

О компании. Компания UpSale предоставляет полный комплекс услуг в сфере интернет-маркетинга.Сегодня в портфеле компании более 80 услуг по 8 основным направлениям работы: контекстная реклама, SEO, разработка сайтов, программирование и поддержка сайтов, создание видеороликов, SMM, аутсорсинговый контакт-центр, консалтинг. www.upsale.ru 




Тема: Личная эффективность Персоны: Кравчук Мария
Интересные статьи

Продавать или сопровождать: почему ваши продажники не должны мыть полы в офисе

7 простых приемов оптимизации бизнес-процессов

Как «кидают» российских инвесторов. Топ-12 способов обмана

Как руководить подчиненными с пляжа, или Дистанционное управление бизнесом

«Продавцы-вредители»: кто и как лишает ваш магазин части прибыли.

Джеймс Борг. «Сила мысли». Поменяйте ход своих мыслей, измените свою жизнь

Техника продаж. Преодолеваем отказ №5. "Нет денег – бюджет уже израсходован"

Еще три вредных мифа о продажах, в которые верят генеральные директора

 

Юридические услуги

Как исправить техническую ошибку в Едином государственном реестре недвижимости (ЕГРН)

Почему возникают технические ошибки при внесении сведений в ЕГРН и как добиться их исправления в установленный законом срок.

Юридические услуги

Как и где можно получить выписку из ЕГРН о зарегистрированных договорах долевого участия (ДДУ)

С введением в действие Федерального закона № 218 «О государственной регистрации недвижимости», с 1 января 2017 г. вступили в силу изменения, повлиявшие на отдельные виды документов, выдаваемых Росреестром и содержащие сведения из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН).

Юмор
Директор подчиненным: - Вот вы все жалуетесь на кризис, на ухудшение жизни из-за экономического положения... Читать дальше
Библиотека руководителя
Компании и услуги - Снижаем издержки - Порядок в бизнесе - Продажи и клиенты - Обман в бизнесе - Реклама и маркетинг - Управление персоналом - Личная эффективность - Нормативы, ГОСТ, СНИПы
Условия перепечатки
Для экспертов
Темы и вопросы
Записаться в эксперты
Справочник
Компании Персоны
Бизнес-словарь
Должностные инструкции
Реклама на сайте
О сайте
Расценки на рекламу
Акции и бонусы
Заказать рекламу/ консультацию
Разместить пресс-релиз
Координаты редакции