№10-2017 Архив Реклама на сайте
ТОП-100 компаний
ТОП-100 персон
ПОРЯДОК В БИЗНЕСЕПРОДАЖИРАБОТА С КЛИЕНТАМИУПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОММАРКЕТИНГ Тренинги и СеминарыНОВОСТИ
СтатьиБиблиотека руководителя
 
В свежем номере:
Компании и услуги
Как исправить техническую ошибку в Едином государственном реестре недвижимости (ЕГРН)
Все статьи номера
Подписка на новые статьи
№7-2014| Автоматизация бизнеса Версия для печати

Управление и организация учета территориально удаленной недвижимости

Алексей Булатов
Консультант по финансовым и корпоративным вопросам. www.abulat.ru

Как можно решить управленческие проблемы и снизить риски, связанные с учетом и управлением территориально удаленной недвижимостью.


Некоторые компании или группы компаний, ведущие свою деятельность в разных регионах, часто сталкиваются с вопросами, связанными учетом и управлением недвижимостью. При этом в связи с территориальной удаленностью, возникает ряд управленческих проблем и рисков, которые существенно влияют на бизнес.

Помимо репутационных рисков, основными рисками являются возможные финансовые потери, связанные с некорректным оформлением объектов недвижимости в регионах и предоставлением недостоверной управленческой отчетности в области недвижимости. Особенно часто возникают проблемы, в случае, когда компания занимается сельскохозяйственным бизнесом и вынуждена брать в аренду или покупать земельные участки в массовом порядке у физических лиц в различных регионах.

Еще одним важным моментом является необходимость финансового контроля ценовой политики при приобретении, продаже или аренде недвижимости, своевременности поступления или оплаты арендных или налоговых платежей, а также контроля над рисками возможных злоупотреблений сотрудниками. Нехватка квалифицированного персонала в регионах и сложности, связанные с контролем качества оформления документов, могут также существенно увеличить финансовые риски компании.

При этом не всегда удается осуществить единый порядок  хранения и учета оформленных договоров на приобретение, продажу или аренду недвижимости, а также контроль качества при оформлении договоров и дополнительных соглашений к ним.

Также, для лучшей управляемости бизнесом, руководителям нужна достоверная, актуальная и оперативная информация, включающая в себя о полный перечень всех объектов недвижимости, их свойств (местоположение, площадь по документам, площадь по электронной карте полей, структура земельных участков, кадастровый номер, контрагент, статусы земельных участков и пр.).

Самым эффективным решением, позволяющим снизить риски, связанные с управлением территориально удаленной недвижимостью, является создание внутри компании собственной информационной системы учета.

Каким же требованиям должна удовлетворять такая информационная система?

Во-первых, такая система должна быть связана с системой бухгалтерского учета, т.е. настроен автоматический экспорт данных их бухгалтерской программы в информационную систему, а в идеале, вообще должна являться ее составной частью.

Система должна иметь возможность настройки разграничений прав доступа, когда каждый сотрудник видит только часть информации, необходимой ему для выполнения непосредственных должностных обязанностей, а систему в целом по компании или группе компаний централизовано видит ответственный сотрудник со специальными полномочиями. При этом доступ к системе имеют сотрудники бухгалтерии, юридической службы, менеджеры по работе с контрагентами, сотрудники финансовых служб и сотрудники безопасности.    

Во-вторых, система должна автоматически (после предварительной настройки), обнаруживать и автоматически сигнализировать ответственному сотруднику обо всех существенных отклонениях в ценовой политике (цена за единицу площади при покупке, продаже или аренде существенно меньше или существенно больше среднерыночных цен, установленных в компании). Аналогичные оповещения должны автоматически формироваться при задержках арендных и налоговых платежей.  

Для снижения уровня риска от возможных злоупотреблений, связанных с умышленным занесением недостоверной информации в информационную систему должна использоваться «политика четырех глаз».

Полная информация по объекту складывается из данных, которые заносят не менее чем два разных сотрудника, проверяя при этом правильность занесения данных. Например, общую информацию о приобретаемом объекте недвижимости (наименование и контакты контрагента, свойства недвижимости, цена договора), заносит менеджер по работе с клиентами в виде первичной заявки на приобретение недвижимости (статус заявки – на рассмотрение), финансовый контролер проверяет соответствие суммы договора ценовой политике (проставляя статус о прохождении финансового контроля),  а юридическая служба осуществляет оценку чистоты сделки, готовит договор, присваивает ему номер, указывает кадастровый номер (проставляя статус о прохождении юридического контроля). Только после этого, ответственный сотрудник принимает решение о приобретении недвижимости и резервирует соответствующую сумму для осуществления сделки. Этапы совершения сделки (подписание договора, оплата денежных средств, переход права собственности и пр.) также отражаются в информационной системе с изменениями статуса.

Такая конвейерная система, не только позволяет осуществлять централизованный контроль статусов всех объектов недвижимости, но еще и контролировать время прохождения сделок и снижает риски, связанные злоупотреблением или некомпетентностью сотрудников.

Система должна позволять формировать типовые договора по данным, занесенным в систему, а при необходимости подписания не типовых договоров, осуществлять наглядный процесс согласования изменений в типовых договорах.  При этом осуществляется хранение согласованных договоров в электронном виде и отсканированных подписанных договоров.

Система должна также осуществлять автоматизированное формирование необходимой управленческой отчетности.

В связи с тем, что каждая организация имеет уникальную структуру и корпоративную культуру,  а также собственную специфику бизнес-процессов, целесообразно разрабатывать такую информационную системы для каждой организации отдельно. При этом желательно, чтобы она являлась частью системы внутрикорпоративного электронного документооборота.

Несмотря на кажущуюся сложность, при наличии профессиональных IT-специалистов и сотрудников, которые имеют опыт постановки соответствующих задач, создание такой системы не занимает много времени и средств и обойдется предприятию гораздо дешевле, чем приобретение и последующая адаптация какой-либо стандартной системы.



Тема: Автоматизация бизнеса Персоны: Булатов Алексей
Интересные статьи

Продавать или сопровождать: почему ваши продажники не должны мыть полы в офисе

7 простых приемов оптимизации бизнес-процессов

Как «кидают» российских инвесторов. Топ-12 способов обмана

Как руководить подчиненными с пляжа, или Дистанционное управление бизнесом

«Продавцы-вредители»: кто и как лишает ваш магазин части прибыли.

Джеймс Борг. «Сила мысли». Поменяйте ход своих мыслей, измените свою жизнь

Техника продаж. Преодолеваем отказ №5. "Нет денег – бюджет уже израсходован"

Еще три вредных мифа о продажах, в которые верят генеральные директора

 

Юридические услуги

Как исправить техническую ошибку в Едином государственном реестре недвижимости (ЕГРН)

Почему возникают технические ошибки при внесении сведений в ЕГРН и как добиться их исправления в установленный законом срок.

Юридические услуги

Как и где можно получить выписку из ЕГРН о зарегистрированных договорах долевого участия (ДДУ)

С введением в действие Федерального закона № 218 «О государственной регистрации недвижимости», с 1 января 2017 г. вступили в силу изменения, повлиявшие на отдельные виды документов, выдаваемых Росреестром и содержащие сведения из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН).

Юмор
Директор подчиненным: - Вот вы все жалуетесь на кризис, на ухудшение жизни из-за экономического положения... Читать дальше
Библиотека руководителя
Компании и услуги - Снижаем издержки - Порядок в бизнесе - Продажи и клиенты - Обман в бизнесе - Реклама и маркетинг - Управление персоналом - Личная эффективность - Нормативы, ГОСТ, СНИПы
Условия перепечатки
Для экспертов
Темы и вопросы
Записаться в эксперты
Справочник
Компании Персоны
Бизнес-словарь
Должностные инструкции
Реклама на сайте
О сайте
Расценки на рекламу
Акции и бонусы
Заказать рекламу/ консультацию
Разместить пресс-релиз
Координаты редакции